Corona: Arbeit im Home-Office rechtssicher ausgestalten

Viele Unternehmen sind in den letzten Wochen oder Tagen dazu übergegangen, mit Mitarbeitern im Home-Office den Betrieb aufrechtzuerhalten. Dabei gibt es allerdings einige Dinge zu beachten. Sonst können sich aus ungeklärten Fragen rasch ungeahnte Probleme entwickeln oder Folgen ergeben, die nicht mehr einzufangen sind.

Um dies zu vermeiden, ist sehr zu empfehlen, die Heimarbeit auf eine klare rechtliche und vor allem schriftliche Grundlage zu stellen. Wer das noch nicht getan hat, sollte es rasch nachholen.

Entscheidung über das Ob und Wie

Oft ist der Arbeitsort nicht ausdrücklich vertraglich festgelegt. Dann kann der Arbeitgeber zwar grundsätzlich kraft seines Weisungsrechts näher bestimmen, wo die Arbeitsleistung erbracht werden soll. Sein Weisungsrecht ist aber nicht unbegrenzt: Er kann einen Mitarbeiter nicht verpflichten, seine Privatwohnung teilweise dem Arbeitgeber zu betrieblichen Zwecken zur Verfügung zu stellen.

Umgekehrt kann auch der Arbeitnehmer nicht alleine entscheiden, dass er in der Corona-Krise zu Hause arbeiten will. Auch wenn die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers es im konkreten Fall erforderlich machen kann, einem Arbeitnehmer etwa den Arbeitsweg mit der S-Bahn oder die Tätigkeit im Großraumbüro zu ersparen ‒ der Arbeitnehmer muss sich mit dem Arbeitgeber absprechen.

Was man mit wem regeln sollte

Eine Vereinbarung ist erforderlich, da Home-Office ‒ jedenfalls vorübergehend ‒ eine Änderung des Arbeitsvertrages bedeutet. Hierbei ist Vorsicht geboten: Auch eine mündliche Vereinbarung ist im Zweifel wirksam! Unternehmen ist schon aus Gründen der Klarheit und der sachgerechten Dokumentation unbedingt dazu zu raten, die Home-Office-Vereinbarung mit den Mitarbeitern schriftlich zu treffen. Dabei sollte man an weitere regelungsbedürftige Punkte denken.

Will der Arbeitgeber zum Beispiel vermeiden, dass ein dauerhafter Anspruch des Arbeitnehmers auf Heimarbeit entsteht, sollte man das deutlich ausschließen. Auch sollte man sicherstellen, dass keine entsprechende betriebliche Übung entsteht.

Wenn es einen Betriebsrat gibt, sind bei der Schaffung der Home-Office-Vereinbarung dessen Beteiligungsrechte zu wahren. Die zu klärenden Fragen kann man dann auch in einer Betriebsvereinbarung regeln.

Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Auch im Home-Office gelten die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und Pausenzeiten. Daher sollte man auch regeln, wann der Mitarbeiter erreichbar sein soll und wie die Zeiterfassung im Home-Office umgesetzt wird.

Arbeitsschutz

Es ist die Pflicht des Arbeitgebers, für einen sicheren Arbeitsplatz zu sorgen. Auch im Home-Office gelten die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung und der Technischen Regeln für Arbeitsstätten. Der Mitarbeiter muss auch zu Hause einen ergonomischen Bürostuhl haben und einiges mehr. Zwar kann der Arbeitgeber das ‒ insbesondere auf die Schnelle ‒ nur schwer kontrollieren. Zumindest kann man sich aber Fotos des häuslichen Arbeitsplatzes schicken lassen. In die Home-Office-Vereinbarung sollte ein Betretungsrecht aufgenommen werden, damit dem Arbeitgeber auch eine Prüfung vor Ort möglich ist.

Arbeitsmittel und Aufwendungen des Arbeitnehmers

Die Frage, ob und in welchem Umfang der Mitarbeiter private Mittel wie Computer und Telefon für die Arbeit nutzen soll, sollte klar geregelt sein. Das gilt auch für die Frage des Aufwendungsersatzes, damit man nicht im Nachhinein über dessen Höhe streiten muss. Nach einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2003 geht der Aufwendungsersatz sehr weit: So kann ein Mitarbeiter auch Ersatz dafür verlangen, dass er dem Arbeitgeber einen Teil seiner Wohnung als Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und nicht mehr privat nutzen kann.

Vertraulichkeit und Datensicherheit

Wie auf Dienstreisen gilt auch in den eigenen vier Wänden, dass ein Mitarbeiter verpflichtet ist, Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Das Unternehmen sollte dafür sorgen, dass auch im Home-Office die Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleistet werden, und die Mitarbeiter entsprechend in die Pflicht nehmen.

Dazu bietet es sich an, bereits bestehende unternehmensinterne Richtlinien entsprechend anzupassen. Bestehen solche Richtlinien noch nicht, ist die Home-Office-Vereinbarung eine gute Gelegenheit, diese Themen insgesamt zu klären und die Mitarbeiter auf eine Richtlinie zur Vertraulichkeit und Datensicherheit zu verpflichten.

Eine solche Richtlinie sollte konkrete Vorgaben zu Maßnahmen wie Passwortschutz, Antivirensoftware und Datenträgerverschlüsselung und zur Trennung zwischen beruflichen und privaten Daten machen. Sie sollte auch festlegen, was der Mitarbeiter über solche technischen Maßnahmen hinaus tun muss, um vertrauliche Informationen ‒ auch vor den neugierigen Blicken seiner Familienangehörigen ‒ zu schützen: etwa Unterlagen abschließbar aufbewahren, den Monitor nicht einsehbar aufstellen und Dokumente ebenso sicher entsorgen wie im Betrieb.

Unfallversicherung

Für Arbeitsunfälle, die sich bei der Ausführung einer betrieblichen Tätigkeit in der Wohnung des Mitarbeiters ereignen, besteht grundsätzlich der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Es  können sich aber im Einzelfall Abgrenzungsschwierigkeiten bei der Frage ergeben, ob eine Tätigkeit betrieblich oder privat veranlasst war. Hierfür sollte man die Mitarbeiter in einer Vereinbarung sensibilisieren.

Fazit

Wenn einige Punkte bedacht und in einer individuellen Vereinbarung oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden, kann man festhalten: Unternehmen können Home-Office rechtssicher einsetzen, um die Corona-Krise so gut es geht zu überstehen.